21 совет по организации рабочего места

Первым делом, для создания любого бизнеса нужно разобраться с бухгалтерией. Можно сэкономить, не нанимая отдельного сотрудника, а пользуясь онлайн бухгатлерией. В таком случае всю отчетность можно сдавать прямо через сайт, без походов в налоговую

Вы наверное думаете, что для правильной организации офисного пространства понадобится много времени? Но в результате неорганизованности вы теряете ещё больше. Периодическое перемещение вороха бумаг не в счёт. Ваше рабочее место не станет лучше, если вы смахнёте документы в ящик стола или мусорное ведро. Хорошая организация работы ведёт к увеличению производительности и оптимизации использования рабочего времени.

Налаживание нового режима работы не должно занимать несколько дней, это может быть сделано за один раз. На самом деле, намного легче поддерживать оптимальную рабочую обстановку, если относиться к этому как к одному из текущих проектов. Итак, если вы готовы начать, то следующие советы помогут превратить ваш офис в эффективную рабочую область.

1. Избавьтесь от ненужных вещей

Очистите свой офис, уберите пустые коробки, мусор. Оглянитесь вокруг и подумайте, что из этого действительно используется? Беритесь за одну область за раз. Если что-то не работает, то отправьте это в ремонт или выкиньте. Если вещь не используется в течение месяца, подумайте, действительно ли она необходима. Разберитесь таким образом с мебелью, оборудованием, оргтехникой. Не забывайте о всяких безделушках, растениях (настоящих или искусственных) и предметах декора. Если они покрыты пылью и придают офису захудалый вид — избавьтесь от них.

2. Поместите всё на своё место

Соберите каждую вещь, которая находится не на своём месте, и поместите её туда, где она должна быть.

3. Определите рабочие зоны

Выделите рабочие зоны и определите вид деятельности для каждой из них. Скорее всего, у вас есть основное рабочее место (наверняка это рабочий стол), связанные (шкаф, ящики, полки) и вспомогательные области (прихожая, редко используемые полки и ящики). Пусть соответствующее оборудование находится в соответствующей зоне.

4. Принцип ближайшей доступности

Расположите оборудование и материалы таким образом, чтобы наиболее часто используемые находились под рукой, а вещи, которыми пользуются лишь изредка, можно поместить в дальний ящик.

5. Навесьте ярлыки

С помощью удобного способа пометьте стикерами или этикетками полки, контейнеры, корзины и ящики. Это поможет не только вам, но и остальным работникам, если им что-то понадобится на вашем месте.

6. Упорядочьте систему хранения файлов на компьютере

В наш цифровой век уменьшилась необходимости хранить документы в бумажном виде. Подумайте, какие бумаги можно перенести на компьютер? Нет ли дублирования файлов? Возможно ли удалить некоторые папки или файлы? Заведите привычку делать регулярные резервные копии.

7. Создавайте папку для каждой встречи

Если вам предстоит собрание или важная встреча, создайте отдельную папку для этого события. Поместите туда все документы, которые необходимо обсудить, отчёты, которые нужно передать. Это улучшит подготовку к собранию и сохранит ваше спокойствие даже если, встреча будет перенесена.

8. Создайте папку «Ждёт ответа»

Так много дел и документов скапливаются, в ожидании ответа или какого-то события. Сохраните их в специальную папку с названием «Ждёт ответа» и заведите привычку проверять её каждый день.

9. Очистите рабочий стол

Это относится как физическому рабочему столу, так и к виртуальному на компьютере. Удалите с них всё и верните только действительно необходимое.

10. Используйте скоросшиватели и контейнеры

Теперь, когда наведён порядок на столе и в бумагах, отличной идеей будет использовать различные контейнеры, лотки и скоросшиватели для группировки документов.

11. Наведите порядок в ящиках

Положите одинаковые предметы в одно место: блокноты, печати, ручки, конверты. Используйте специальные контейнеры для скрепок и кнопок. Выделите отдельный ящик для личных вещей.

12. Разделите корреспонденцию

Если вы постоянно работаете с одними и теми же людьми, создайте папку, лоток или ящик для каждого. Этот совет подходит и для электронной почты.

13. Разберитесь с ворохом бумаг

В вашем новом, организованном офисе больше не будут появляться кучи документов, но вам всё равно придётся разобраться со старыми. Постепенно отсортируйте все бумаги по их местам или выбросите их.

14. Сортируйте почту

Не просто собирайте письма в кучи, а делите их на категории — прочитать, выполнить, сохранить, передать.

15. Определите дату окончания срока важности документа

Вам не нужно хранить бумаги постоянно. Помечайте на документе дату, когда они могут быть выброшены или уничтожены.

16. Используйте коробки

Используйте недорогие коробки или контейнеры для хранения архивных файлов. Это позволит очистить рабочее место от них.

17. Используйте контейнеры для журналов и каталогов

Заведите отдельную ёмкость для журналов и каталогов, которые вам действительно нужны для исследования или цитирования. В противном случае избавляйтесь от них.

18. Папка «Прочесть»

Создайте специальную папку для документов и статей, которые вы хотите прочесть, но не срочно.

19. Создайте архив для файлов

Когда проект завершён, поместите все относящиеся к нему материалы в одно место и поместите их в архив.

20. Приводите рабочий стол в порядок каждый день

После окончания рабочего дня приведите рабочий стол в порядок, что начать следующий день с чистого старта.

21. Устраивайте еженедельную уборку

Не накапливайте горы бумаг. Помещайте документы в папку «Сохранить» и сохраняйте их на компьютер еженедельно.

Вы можете использовать некоторые советы или все сразу. Усилия, затраченные на организацию рабочего процесса, обязательно окупятся. Вместо того чтобы тратить время на поиски вещей и документов вы сможете потратить его на хорошее выполнение своей работы.




Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *